Adatvédelmi tájékoztató

Preambulum

A Giró Szász Ügyvédi Iroda (a továbbiakban: Ügyvédi Iroda) kiemelt figyelmet fordít arra, hogy adatkezelése során az Ön érdekében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Unió és a Tanács 2016/679 rendelete (a továbbiakban: Rendelet) és az egyéb hatályos adatvédelmi jogszabályok, valamint a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság tevékenysége során kialakult adatvédelmi gyakorlatnak megfelelően az adatvédelemhez kapcsolódó fontosabb nemzetközi ajánlásokat is figyelembe véve járjon el.

Az Ügyvédi Iroda ezúton tájékoztatja az ügyfeleit, valamint honlapjára látogatókat az általa kezelt személyes adatokról, ezen adatkezelése vonatkozó szabályokról, valamint az érintettek jogai gyakorlásának módjáról és lehetőségeiről.

1. Az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok

Az Ügyvédi Iroda részére ügyvédi tevékenység folytatására megbízást adó ügyfeleire vonatkozóan személyes adatokat kezel. Az ügyfelek személyes adatainak kezelésére a jelen Szabályzat, az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény („Üt.”), a Rendelet, továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően történik.

2. Az adatkezelő adatai

Giró Szász Ügyvédi Iroda
Székhely: 1126 Budapest, Kiss János altábornagy utca 23. 
Nyilvántartó hatóság: Budapesti Ügyvédi Kamara Nyilvántartási szám: 240
Telefon: +36 1 266 9168 
Email: iroda@giroszasz.hu
Honlap: https://giroszasz.hu

Az Ön adataihoz az irodánkon belül a „szükséges ismeret elve” alapján az iroda partnerei, ügyvédei, ügyvédjelöltjei és a velünk együttműködő ügyvédek és ügyvédi irodák, a tikárságunk és az IT funkció  férnek hozzá.

3. Az adatkezelés során alkalmazott adatfeldolgozók

Ügyfelek és kapcsolattartóik személyes adatait harmadik személyek számára a következő okok esetén továbbítja az Ügyvédi Iroda:

  1. alvállalkozó ügyvédei részére: az ügyvéd-ügyfél kapcsolat kezelése, számlázás, archiválás, megbízás közös ellátása és összeférhetetlenség ellenőrzése céljából az érintett személyes adatai az Ügyvédi Irodával együttműködő más ügyvédek számára is hozzáférhetők, amennyiben a teljesítésbe bevont alvállalkozó megbízása ezt indokolja. Az együttműködő ügyvédek listája a mindenkori általános szerződési feltételek mellékletén elérhető.
  2. Szolgáltatók: az Ügyvédi Iroda belső eljárásai támogatása érdekében harmadik fél által nyújtottIT rendszert és szolgáltatásokat használ. Az adott rendszer, illetve szolgáltatás céljából és az Ügyvédi Iroda, és a szolgáltató között létrejött megfelelő adatfeldolgozói szerződés alapján, az ilyen szolgáltatók (hoszting és szupport: ELIN.hu Informatikai Szolgáltató és Tanácsadó Kft., 9024 Győr, Déry T. u. 11.) számára hozzáférhető személyes adatok.
  3. Ügykezelési rendszer: az Ügyvédi Iroda belső eljárásai támogatása érdekében harmadik fél által nyújtottIT rendszert és szolgáltatásokat használ. Az ügykezelő rendszert a Legisly Solutions Kft. (székhely: 8237 Tihany, Halász utca 52/a; cégjegyzékszám: 19-09-521453) működteti. Az adott rendszer, illetve szolgáltatás céljából és az Ügyvédi Iroda, és a Legisly Solutions Kft. között létrejött megfelelő adatfeldolgozói szerződés alapján, a Legisly számára hozzáférhetők személyes adatok.

4. Adattovábbítás külföldre

A személyes adatok olyan harmadik országban található felek számára is továbbíthatók, melyek nem az Európai Gazdasági Térségen (EGT) belül találhatóak. Ilyen esetekben megfelelő intézkedésekkel biztosítani fogjuk, hogy a személyes adatok az EU adatvédelmi szabályainak (pl.: mint az EU általános adatvédelmi rendelete, a GDPR-nak) megfelelő védelmet élvezzenek. Kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az iroda@giroszasz.hu e-mail cím útján, ha a vonatkozó adattovábbítási garanciák másolatát szeretné megkapni.

5. Adatkezelések kategóriái

5.1. Ügynyilvántartással kapcsolatos adatkezelés

A megbízás alapján ellátott ügyekről – az ügyvédi tevékenységre vonatkozó szabályok megtartásának ellenőrizhetősége, valamint az ügyvédi tevékenységre való jogosultság megszűnése esetén az ügyfelek jogainak védelme érdekében – nyilvántartást vezet. A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza:

  1. a) az ügyvéd által képzett ügyazonosítót,
  2. b) az ügyfél nevét,
  3. c) az ügy tárgyát,
  4. d) a megbízási szerződés létrejötte időpontját és
  5. e) az ügyhöz kapcsolódó bírósági eljárások lajstromszámát, illetve más eljárások iktatószámát.

Az Ügyvédi Iroda a fent meghatározott adatokat a megbízás megszűnését követő öt évig, okirat ellenjegyzése esetén az okirat ellenjegyzését követő tíz évig, ingatlanra vonatkozó jog közhiteles nyilvántartásba való bejegyzését érintő ügyben a jog bejegyzésétől számított tíz évig kezeli.

 Okirat ellenjegyzése esetén az ügyvéd az általa ellenjegyzett okiratot, valamint az okirat ellenjegyzésével járó ügyben keletkezett más iratokat – ha jogszabály ennél hosszabb megőrzési időt nem állapít meg, vagy a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg – az ellenjegyzéstől számított tíz évig megőrzi.

Az adatkezelés jogalapja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (jogi kötelezettség teljesítése) úgymint az Üttv. 53. § (1) bekezdésében meghatározott kötelezettség. 

A nyilvántartásba: 

  1. a) a kamarai hatósági ellenőrzés során az ügyvédi tevékenységre vonatkozó szabályok megtartásának ellenőrzése céljából, az ahhoz szükséges mértékben a kamarai hatósági ellenőrzést folytató személy vagy szerv,
  2. b) az ügyfelek jogainak védelme érdekében, az e törvényből fakadó feladatai ellátásához szükséges mértékben a helyettes ügyvéd és a kijelölt irodagondnok

betekinthet, illetve abból adatot igényelhet.

5.2. Ügyfél-átvilágítás

Amennyiben a jogszabályok előírják, az Ügyvédi Iroda az ügyfélátvilágítással kapcsolatosan a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról 2017. évi LIII. törvény (a továbbiakban: Pmt.) alapján a következő adatokat kezeli:

  1. a) természetes személy
  2. aa) családi és utónevét,
  3. ab) születési családi és utónevét,
  4. ac) állampolgárságát,
  5. ad) születési helyét, idejét,
  6. ae) anyja születési nevét,
  7. af) lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét,
  8. ag) azonosító okmányának típusát és számát;
  9. b) jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet
  10. ba) nevét, rövidített nevét,
  11. bb) székhelyének, külföldi székhelyű vállalkozás esetén – amennyiben ilyennel rendelkezik – magyarországi fióktelepének címét,
  12. bc) főtevékenységét,
  13. bd) képviseletére jogosultak nevét és beosztását,
  14. be)– ha ilyennel rendelkezik – kézbesítési megbízottjának az a) pont aa) és af) alpontjai szerinti adatait,
  15. bf) cégbírósági nyilvántartásban szereplő jogi személy esetén cégjegyzékszámát, egyéb jogi személy esetén a létrejöttéről (nyilvántartásba vételéről, bejegyzéséről) szóló határozat számát vagy nyilvántartási számát,
  16. bg) adószámát.

Az Ügyvédi Iroda a személyazonosság igazoló ellenőrzése érdekében az alábbi okiratok bemutatását köteles megkövetelni, vagy jogosult közhiteles nyilvántartásból adatlekérdezést végezni:

  1. a) természetes személy
  2. aa) magyar állampolgár esetében a személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványát és lakcímet igazoló hatósági igazolványát, ez utóbbit abban az esetben, ha lakóhelye vagy tartózkodási helye Magyarországon található,
  3. ab) külföldi állampolgár esetében úti okmányát vagy személyazonosító igazolványát, feltéve, hogy az magyarországi tartózkodásra jogosít, tartózkodási jogot igazoló okmányát vagy tartózkodásra jogosító okmányát, magyarországi lakcímet igazoló hatósági igazolványát, amennyiben lakóhelye vagy tartózkodási helye Magyarországon található;
  4. b) jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet esetén a nevében vagy megbízása alapján eljárni jogosult személy a) pontban megjelölt okiratának bemutatásán túl az azt igazoló – harminc napnál nem régebbi – okiratot, hogy
  5. ba) a céget a cégbíróság nyilvántartásba vette, vagy a cég a bejegyzési kérelmét benyújtotta, egyéni vállalkozó esetében az egyéni vállalkozói tevékenység megkezdésének bejelentése megtörtént vagy az egyéni vállalkozó nyilvántartásba vételre került,
  6. bb) b) pont ba) alpontba nem tartozó belföldi jogi személy esetén, ha annak létrejöttéhez hatósági vagy bírósági nyilvántartásba vétel szükséges, a nyilvántartásba vétel megtörtént,
  7. bc) külföldi jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet esetén a saját országának joga szerinti bejegyzése vagy nyilvántartásba vétele megtörtént;
  8. c) bírósági vagy hatósági nyilvántartásba vétel iránti kérelem bírósághoz vagy hatósághoz történő benyújtását megelőzően a jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet létesítő okiratát.

Az Ügyvédi Iroda a Pmt. 7. § (8) bekezdése alapján a fenti adatok igazolása céljából bemutatott okiratról – ideértve az okiratban feltüntetett valamennyi személyes adatot -, a lakcímet igazoló hatósági igazolvány személyi azonosítót igazoló oldala kivételével másolatot készít. 

Az adatkezelés jogalapja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (jogi kötelezettség teljesítése) valamint a Pmt. 7–11. §-ai, továbbá adott esetben a 17–21. §-ai.

Az adatok a Pmt. által megkövetelt esetekben kerülnek továbbításra, úgymint a Pmt. 74. § (1) bekezdése alapján a területi kamara részére, a 75. § (1) bekezdése alapján a NAV-on belül működő pénzügyi információs egység részére.

Az Ügyvédi Iroda az adatokat a megbízás teljesítésétől számított 8 évig őrzi meg. [Pmt. 56. § (2) bek., 57. § (2) bek.]

5.3. Ügyfélazonosítással kapcsolatos adatkezelés

A jogi tanácsadásra adott megbízás kivételével a megbízási szerződés megkötése előtt az Ügyvédi Iroda elvégzi az ügyfél azonosítását.

Az Ügyvédi Iroda azt a természetes személyt, akit nem ismer, vagy akinek a személyazonosságát illetően kétsége merül fel, személyazonosításra alkalmas okmánya megtekintésével azonosítja.

Az Ügyvédi Iroda a természetes személy adatai a nyilvántartott adatokkal való egyezőségének és az általa bemutatott okmányok érvényességének ellenőrzése érdekében a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból, a járművezetőiengedély-nyilvántartásból, az útiokmány-nyilvántartásból és a központi idegenrendészeti nyilvántartásból elektronikus úton a következő adatokat igényelheti:

  1. a) természetes személyazonosító adatok,
  2. b) állampolgárság, hontalanság, menekült, bevándorolt, letelepedett, illetve EGT-állampolgár jogállás,
  3. c) lakcím,
  4. d) arcképmás,
  5. e) aláírás,
  6. f) a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény 18. § (5) bekezdése szerinti tények,
  7. g) a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény 24. § (1) bekezdés f) pontja szerinti adatok és az okmány érvényességi ideje,
  8. h) a közúti közlekedési nyilvántartásról szóló 1999. évi LXXXIV. törvény 8. § (1) bekezdés b) pont ba)-bb) alpontja szerinti adatok,
  9. i) a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi I. törvény 76. § d) pontja, 80. § (1) bekezdés b) és c) pontja, valamint a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény 95. § (1) bekezdés g) pontja, 96. § (1) bekezdés g) pontja, továbbá 100. § (1) bekezdés b) és c) pontja szerinti adatok.

Ebben az esetben az adatkezelés jogalapja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (jogi kötelezettség teljesítése) és az Üttv. 32-33. §-a.

Az adatok az Üttv. által megkövetelt esetekben kerülnek továbbításra (Pmt. 30-31. §) a NAV-on belül működő pénzügyi információs egység részére.

Az Iroda az adatokat az Üttv. 32. § (3) bekezdése szerinti adatok esetén az Üttv. 112. § (2) bekezdése szerinti időtartamig, a 33. § (2) bekezdésében meghatározott adatok esetén a megbízás teljesítésétől számított 8 évig megőrzi. [Üttv. 33. § (7) bekezdése, Pmt. 56. § (2) bekezdés, 57. § (2) bekezdés]

3.3. Üzleti partnerekkel kötött szerződésekkel kapcsolatos adatkezelés

Amennyiben az Ügyvédi Iroda és egy munkáltató között szerződés jön létre, ennek teljesítése érdekében az Ügyvédi Iroda a munkáltató munkavállalójának, mint kapcsolattartónak a következő személyes adatait kezeli: családneve, keresztneve, beosztása, telefonszáma és email címe.

Az adatkezelés jogalapja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés f) pontja (jogos érdekének érvényesítése).

Adattovábbításra nem kerül sor.

Az Ügyvédi Iroda az adatokat a polgári jogi általános elévülési időig, vagy azok keletkezésétől számított 5 évig őrzi meg. Amennyiben a kapcsolattartás az Ügyvédi Iroda és a munkáltató között folyamatos, úgy az elévülési idő a kapcsolattartó személyének változásakor kezdődik.

 Az ügyvédi megbízáshoz kapcsolódó adatkezelés jogalapja szerződés teljesítése a Rendelet 6. cikk (1) b) pontja alapján. A kapcsolattartási adatokat az Ügyvédi Iroda az ügyfél hozzájárulása alapján kezeli. (Rendelet 6. cikk (1) a) pontja) Bizonyos esetekben (pl. adózási kötelezettségek teljesítése, pénzmosási szabályok betartása) az adatkezelés jogalapja, hogy ezáltal az Ügyvédi Iroda az őt terhelő jogi kötelezettségeknek tudjon eleget tenni. (Rendelet 6. cikk (1) c) pontja) Jogos érdek (Rendelet 6. cikk (1) f) pontja) jogcímén kezeli az Ügyvédi Iroda a megbízás teljesítéséhez szükséges, harmadik személyek – például tanúk, szakértők – adatait. 

6. Adatbiztonság 

Az adatkezelés helyszíne az Ügyvédi Iroda székhelye. A személyes adatok ügyvédi titoknak minősülnek, azok megőrzésére az Ügyvédi Iroda fokozott biztonsági intézkedéseket alkalmaz. 

7. Az érintettet az adatkezeléssel kapcsolatban megillető jogok 

A személyes adatai kezelése kapcsán az érintett személyt az alábbi jogok illetik meg:

a) hozzáféréshez való jog (Rendelet 15. cikk): az érintett jogosult arra, hogy az Ügyvédi Irodától tájékoztatást kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a jelen tájékoztatóban szereplő információkhoz hozzáférést kapjon.

Az Ügyvédi Iroda a személyes adatok másolatát kérésre az érintett rendelkezésére bocsátja. A másolatokért az Ügyévdi Iroda az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. 

b) helyesbítéshez való jog (Rendelet 16. cikk): az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Ügyvédi Iroda indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. 

c) törléshez való jog (Rendelet 17. cikk): az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Ügyvédi Iroda késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat. 

Az Ügyvédi Iroda köteles a személyes adatokat késedelem nélkül törölni, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

– a személyes adatok adatkezelési célja, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték, megszűnt;

– amennyiben az érintett visszavonja hozzájárulását;

– a személyes adatokat jogellenesen kezelték;

– a személyes adatokat az alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

d) adatkezelés korlátozásához való jog (Rendelet 18. cikk): az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Ügyvédi Iroda korlátozza az adatkezelést, ha az alábbi feltételek valamelyike érvényesül:

– Ön vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Iroda ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;

– az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;

– az Irodának már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez.

e) a fenti jogokkal kapcsolatos tájékoztatáshoz való jog (Rendelet 12. cikk): az Iroda késedelem nélkül, de mindenféleképpen az Ön fenti a)-d) pontokban foglaltak szerinti kérelme beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Önt az adatkezeléssel kapcsolatos körülményekről tömören, átláthatóan, közérthetően és világosan. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Iroda a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Önt.

A tájékoztatás ingyenes. Ha az Ön kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Iroda, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre: i) észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy ii) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Irodát terheli.

f) panasztételhez való jog (Rendelet 77. cikk):Ön jogosult arra, hogy panaszt tegyen a felügyeleti hatóságnál – különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban –, ha a megítélése szerint az Önre vonatkozó személyes adatok kezelése sérti a Rendeletet. A panasz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál tehető meg (cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.; telefon: +36 1 391 1400; fax: +36 1 391 1410; naih.huugyfelszolgalat@naih.hu). 

g) bírósághoz fordulás joga (Rendelet 79. cikk):Ön bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak a Rendeletnek nem megfelelő kezelése következtében megsértették a Rendeletszerinti jogait. Az Irodával szembeni eljárást az Iroda tevékenységi helye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani. Az ilyen eljárás megindítható az Ön szokásos tartózkodási helye szerinti tagállam bírósága előtt is.

h) adathordozhatósághoz való jog (Rendelet 20. cikk):amennyiben az adatkezelés az Ön hozzájárulásán vagy az Ön és az Iroda közötti szerződésen alapul, Ön jogosult arra, hogy az Önre vonatkozó és Ön által az Iroda rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy az Iroda ezt akadályozná. Ön jogosult továbbá arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje az Irodától a személyes adatok másik adatkezelőhöz történő közvetlen továbbítását.

i) hozzájárulás visszavonásához való jog (Rendelet 7. cikk):Ön a hozzájárulását bármikor visszavonhatja a jelen adatkezelési tájékoztatóban megadott bármely elérhetőségen keresztül, amely esetben a személyes adatait nem kezeljük tovább hírlevél küldése céljából. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájárulás visszavonása előtti adatkezelés jogszerűségét.

  1. Ön a személyes adatai kezelésével kapcsolatos tájékoztatás kérése

A z érintett személyes adatai kezelésével kapcsolatban további tájékoztatás kérhet az Ügyvédi Irodától levélben (1126 Budapest, Kiss János altábornagy utca 23.) vagy emailben (iroda@giroszasz.hu).